Contar com processos automatizados já faz parte da realidade de grande parte das empresas, independentemente de seu porte ou segmento. Afinal, a estratégia traz inúmeros benefícios, tanto para a companhia quanto para a equipe de profissionais e o mercado.

Nesse contexto, inúmeras organizações estão considerando o RPA — Robotic Process Automation, como uma maneira de automatizar processos e utilizar de inteligência artificial ao mesmo tempo.

Ciente desse movimento, criamos este artigo com exemplos reais para você entender o que precisa para aplicar a tecnologia em seus negócios

. Veja também: Robotic Process Automation (RPA): O que é e qual sua importância na transformação digital?

Como saber se um processo pode ser automatizado?

Um desafio de grande parte das companhias, ao aderir ao RPA, é descobrir quais processos podem ser automatizados.

No dia a dia corporativo, diversas são as atividades, e nem todas são fáceis de executar. Confira abaixo, então, quais tarefas podem receber automação e facilitar sua vida e a rotina de seus colaboradores.

Processos com regras padronizadas

Para utilizar o RPA, um profissional deverá criar “bots” — agentes virtuais —, que executem determinada tarefa. Em seguida, será cadastrado o processo que eles deverão seguir para realizar sua função, tudo baseado em regras.

Diante disso, processos com regras padronizadas são mais suscetíveis à automatização. Em especial, isso se dá pela facilidade de a inteligência artificial compreender e aplicar essas normas.

Processos repetitivos

Seguindo a mesma lógica do item acima, quando a atividade apresenta características repetitivas, a atuação dos bots é mais simples. Sendo assim, o processo de “ensiná-los” a realizar determinada tarefa é mais rápido e os resultados mais eficientes.

Novamente, a compreensão dessa responsabilidade pode ser assimilada de forma simplificada pelo agente virtual, colocando-a em prática logo em seguida.

Processos de alto volume

Em uma comparação simples, os bots podem realizar determinadas funções até 15 vezes mais rápido que colaboradores humanos. Na prática, isso significa que processos automatizados trazem um ganho de velocidade, especialmente em processos de alto volume. Por isso, deixá-los a cargo dos agentes virtuais traz uma grande melhora nos índices de produtividade de uma empresa.

Processos com exceções controladas e limitadas

Obviamente, há casos em que surge uma exceção, ou seja, é preciso tomar uma decisão para finalizar a atividade. Se essas surgem com frequência, pode não ser ideal torná-las processos automatizados. Mas, se essas exceções são controladas ou limitadas, fica mais simples adaptar os bots a elas.

Para tanto, utiliza-se de regras condicionais, as quais o sistema compreende rapidamente e realiza a escolha correta.

Processos coordenados e integrados ao sistema

Quando o RPA puder se conectar ao sistema utilizado na empresa, a situação fica muito mais simples. A explicação para isso é que ele pode contar com informações provenientes de seu ERP, que geralmente já vem mais completas e codificadas. Isso facilita o processo e o torna apto a se tornar automatizado.

4 condições para priorizar os processos que devem ser automatizados

Mesmo com o conhecimento dos processos que podem ser automatizados, ainda resta um grande leque de alternativas. Assim, é comum continuar em dúvida sobre qual atividade deve ser priorizada no momento de implementar o RPA e iniciar a automação.

Para facilitar essa escolha, confira abaixo 4 condições que você deve considerar antes de definir a prioridade de cada.

Dependência de ajuda humana

Um bom ponto para iniciar sua automação está nos processos que apresentarem alta dependência de seus funcionários. O motivo para isso é que eles estão mais suscetíveis a falhas humanas.

Além disso, essas são as funções que, em geral, mais tomam tempo dos colaboradores e afetam a produtividade da companhia. Tirá-las do modo manual pode trazer ganhos organizacionais mais rapidamente.

Complexidade elevada

Muitas pessoas imaginam que somente atividades simples podem contar com o auxílio do RPA. A realidade, porém, é que o software consegue dar conta de tarefas de alta complexidade — e com mais rapidez e eficiência que seus colaboradores.

Por isso, se uma função requer muito tempo e auxílio para ser executada, pode ser colocada no topo de sua lista de prioridade. Torná-la mais simples te ajudará de imediato.

Alto volume de solicitações

Seguindo o mesmo pensamento citado no tópico “processos de alto volume”, é preciso destacar essas operações aqui também. Essas são atividades que possuem uma grande quantidade de dados, ou ainda que devem ser realizadas com uma frequência maior.

Sendo assim, automatizar esses processos te trará maior produtividade, possibilitando que sua equipe se foque nas tarefas mais importantes e estratégicas.

Dificuldade de Terceirização

Diversas atividades cotidianas de algumas empresas — em especial no setor financeiro — exigem conformidade regulatória. Por conta disso, fica mais complicado realizar sua terceirização. Para não precisar contratar uma equipe inteira para realizar tarefas rotineiras, o RPA surge com uma excelente maneira de tornar estas em processos automatizados. Ganho de tempo, dinheiro e queda na burocracia.

. Veja também: RPA e CX: Como a automação pode proporcionar uma melhor experiência aos seus clientes?

O que fazer depois de selecionar os processos a serem automatizados?

Assim que definir os processos que serão automatizados, chega o momento de dar o próximo passo. Agora, você precisará de uma ferramenta para te auxiliar nessa tarefa. Mais do que isso, será necessário um fornecedor que te ajude em todo esse processo, te possibilitando tirar o melhor proveito da plataforma.

Assim, a iBlue surge como o parceiro ideal para sua empresa. Com mais de 120 colaboradores, possui uma equipe apta a te auxiliar em qualquer tarefa. A companhia atua com uma operação de ponta a ponta, estando ao seu lado do desenho à implementação e a gestão de serviço das melhores soluções digitais, web ou mobile.

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